Dans le domaine de la communication et de l’information, l’UNESCO vise à promouvoir la libre circulation de l’information, le développement du pluralisme et de l’indépendance des médias, le renforcement et la modernisation des infrastructures d’information et des services de documentation (bibliothèques, archives) dans ses États membres, l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et des télécommunications, ainsi que la formation dans ce domaine.
Bibliothèques. La bibliothèque principale de l’UNESCO est située au siège de l’organisation à Paris. En outre, il existe plusieurs dizaines d’antennes de la bibliothèque centrale dans les villes où se trouvent les bureaux de l’UNESCO (par exemple Bangkok, Le Caire, Caracas, Dakar, Londres, Nairobi, etc.) La bibliothèque de Paris contient toutes les publications de l’UNESCO, les publications d’autres organisations, un grand nombre de documents imprimés dans les domaines de compétence de l’UNESCO : éducation, science, culture, sciences sociales et humaines, communication et information ; ainsi qu’environ 1200 périodiques et des microfiches de la documentation et des publications de l’UNESCO depuis 1972.
La bibliothèque offre tous les types de services : service d’information de référence, recherche sur Internet et dans les bases de données électroniques de l’UNESCO, échange de matériel avec d’autres bibliothèques, commande de matériel pour divers projets.
Archives. La collection centrale d’archives de l’UNESCO est également située dans le bâtiment du siège de l’organisation à Paris. Le service des archives a été créé en 1947 et sert aujourd’hui de lieu de stockage des documents d’archives de l’organisation, de département de gestion de l’information provenant du Secrétariat et de service de référence. L’objectif du service des archives de l’UNESCO est donc de documenter l’histoire et les activités de l’UNESCO, ainsi que d’assister le Secrétariat dans la préservation et la gestion de l’information.
Une ressource importante et populaire de l’UNESCO est la Bibliothèque multimédia de l’éducation, qui comprend des catalogues annuels de matériel vidéo, des catalogues annuels de documents de l’UNESCO, diverses statistiques et données comparatives de l’UNESCO dans le domaine de l’éducation et une vaste collection de textes législatifs dans le domaine de l’éducation, publiés sous forme électronique.
Le portail web de l’UNESCO est un système documentaire et d’information étendu et interconnecté où les ressources d’information hiérarchisées sont structurellement liées aux fonctions de cette organisation éducative, scientifique et culturelle. Les ressources archivistiques du portail existent sous la forme d’un portail spécial d’archives de l’UNESCO, qui a été créé pour remplir les tâches d’information et de communication dans le domaine des archives. Le portail d’archives donne accès à toutes les formes et à tous les types d’activités de l’UNESCO dans le domaine des archives et établit des contacts avec les archives et les services régionaux, ainsi qu’avec les ressources des archives en ligne, des bibliothèques et des institutions scientifiques. En même temps, l’étude des activités d’archivage de l’UNESCO doit être menée avec la participation d’informations provenant d’autres composants structurels du portail, car l’archivage des activités de l’UNESCO se reflète dans toutes ses directions et fait partie de l’archive générale de l’organisation.
Le développement de l’accès est axé sur la création d’un logiciel commun de technologies électroniques dans le domaine des archives, la normalisation de la gestion documentaire des archives, l’enseignement de l’archivistique, le développement des formes audiovisuelles de communication et du multimédia, la création d’archives audiovisuelles, l’accès à l’appareil de référence des sources d’information de niveau secondaire et directement aux documents sous forme électronique et aux copies numériques des sources primaires stockées dans les collections d’archives de l’UNESCO et d’autres institutions, archives, bibliothèques et instituts scientifiques.
Les activités d’information de l’UNESCO se reflètent dans le principe structurel et hiérarchique du portail web, où tous les types d’activités et les documents les concernant sont interconnectés à la fois verticalement et horizontalement. Ainsi, les principales sections d’accès sont situées à la fois sur la page principale et sur le portail des archives de l’UNESCO. Le portail des archives est accessible à partir de la page principale et des autres sections du portail général de l’UNESCO (http://www.unesco.org).
Ce portail contient des informations sur les activités archivistiques de l’UNESCO, les services d’archives régionaux de cette organisation et ses représentants dans différents pays, ainsi que des informations sur les innovations dans tous les domaines des activités archivistiques, à commencer par la gestion des archives, la comptabilité et la préservation des ressources documentaires, la création d’archives numériques électroniques, etc. Une grande importance est accordée au libre échange de points de vue, à la coopération scientifique dans le domaine des archives, à la diffusion des connaissances archivistiques et à la formation.
L’information administrative contient des informations sur les activités de l’UNESCO, ses agences centrales et régionales, son personnel, son budget, ses actualités, ses programmes et projets, ses règlements, ses normes et ses logiciels.
Parallèlement à cette orientation, l’accès direct aux sources primaires, l’information sur le patrimoine archivistique national et sa composante la plus précieuse : les objets uniques et les collections de classe mondiale, y compris le registre de ce patrimoine, sont en cours de développement.